Yapay Zekâ ile Toplantı Notları ve Özetleri Iyi mi Alınır? (Artık Rahat Rahat Toplantıya Odaklanabilirsiniz)

Bitmek bilmeyen toplantılar, bir taraftan konuşmacıyı dinlerken bir taraftan da mühim noktaları kaçırmamaya çalışmak… Günümüzde hepimizin ortak derdi. Peki ya size “Artık not almanıza gerek yok, toplantıya odaklanın” desek?

Yapay zekâ destekli araçlar yardımıyla, uzun toplantı kayıtlarını saniyeler içinde çözümleme edip size hap şeklinde özetler ve fiil maddeleri çıkaran bir döneme girdik. Ikimiz de bu içeriğimizde yapay zekâ ile toplantı notları ve özetleri iyi mi alınır? sorusunu yanıtlayacağız.

Toplantılarda niçin yapay zekâ kullanmalıyız?

Ilkin malum suali cevaplayalım. Eskiden toplantı biter, biri notları toparlar, dağıtır ve bir çok vakit o notlar tekrar okunmazdı. Yapay zekâ ise artık bu durumu kökten değiştiriyor.

Yapay zekâyı toplantılarınızda etken olarak kullanarak 1 saatlik toplantının tamamını yeniden dinlemek yerine, 2 dakikalık özetini okuyarak kaçırmamanız ihtiyaç duyulan noktalara ulaşabilmeniz mümkün. Ek olarak artık “Acaba şunu not aldım mı?” stresi olmadan toplantıya %100 katılım sağlayabilir ve daha yaratıcı düşünebilirsiniz.

Keza illa özet çıkartırmanıza gerek yok. Yapay zekâ tüm konuşmayı transkript ederek hiçbir mühim bir detayı atlamamanızı sağlar. Ek olarak vazife dağılımlarında da üzerinize düşen görevi sizin yerinize not alır ve isterseniz ‘to-do list’ bile oluşturabilir.

Yapay Zekâ toplantı notlarını iyi mi hazırlıyor?

İçeriğimizin devamında iyi mi kullanacağınızı adım adım anlatacağız fakat emek harcama mantığını özetlemek gerekirse kullandığınız aracı (Zoom, Google Meet, Teams vb.) yapay zekâ asistanına bağlıyorsunuz. Toplantı başladığında, yapay zekâ asistanınız da bir katılımcı şeklinde toplantıya giriyor ve sesi kaydediyor.

Yapay zekâ toplantınız süresince duyduğu her şeyi saniyesi saniyesine yazıya döküyor. Hatta bazı araçlar konuşan kişileri de ayırt edebiliyor.

İş çözümleme ve özetlemeye ulaşınca ise transkript sonrası doğrusu toplantının bitiminden derhal sonrasında tüm metinleri okuyor ve ana fikirleri, alınan kararları, tartışılan mevzuları ve atanan görevleri anlıyor. Devamında da istediklerinize bakılırsa gerekirse özet, gerekirse sıralama hâlinde neticeleri size ulaştırıyor.

Toplantı özeti için hangi yöntem ve araçlar kullanılır?

1. Platformların kendi özellikleri (Zoom, Teams, Google)

Artık kullandığımız video konuşma programları bu özellikleri kendileri sunmaya başladı, doğrusu harici olarak yapay zekâ bağlamadan da bu özellikleri kullanabilirsiniz.

• Microsoft Teams (Co-pilot): Toplantı esnasında size özet çıkarır, kimin ne söylediğini söyler ve görevleri listeler.
• Zoom (AI Companion): Toplantı bittiğinde size otomatik bir özet gönderebilir yada toplantı esnasında “Geçen 5 dakikada ne kaçırdım?” diye sorabilirsiniz.
• Google Meet: Benzer şekilde özetleme ve transkripsiyon özellikleri sunar.

2. Üçüncü parti “Bot” asistanlar (Otter, Fireflies, Fathom vb.)

Bu araçlar, toplantılarınıza sizin adınıza bir “not alıcı bot” gönderir. Takviminize bağlanırlar ve toplantı başladığında otomatikman katılırlar.

Kullanıcı geri bildirimlerine bakılırsa bu asistanlar, dâhili yapay zekâ araçlarına kıyasla çoğu zaman daha detaylı analizler sunarlar. Ek olarak notların çıktılarını alabileceğiniz platform açısından daha çok çeşite sahiptirler.

3. Manuel yöntem (ChatGPT, Gemini, Claude vb.)

Eğer toplantının ses kaydını yada videosunu aldıysanız, bu kayıttan kazanmış olduğunuz metni (transkripti) direkt ChatGPT yada benzeri bir yapay zekâ söyleşi botuna yapıştırabilirsiniz.

• Komut (Prompt) Örneği: “Aşağıdaki toplantı metnini oku. Bana 5 maddelik bir özet, alınan ana kararları ve atanan tüm görevleri listele.”

Üstteki komutu toplantı özetinden neye ihtiyacınız var ise o şekilde özelleştirebilirsiniz. Kullandığınız yapay zekâ söyleşi botu her ne olursa olsun aşağı yukarı istediğiniz sonucu verecektir.

Yapay zekâ araçları Türkçe toplantıları anlıyor mu?

Evet. Günümüzdeki popüler yapay zekâ araçlarının (hem yerleşik olanlar hem de üçüncü parti botlar) neredeyse tamamı Türkçe dilini fazlaca başarıya ulaşmış bir halde anlıyor, yazıya döküyor ve özetleyebiliyor.

Toplantı verileri güvende olur mu?

Bu en tehlikeli sonuç mevzu. Eğer Microsoft Teams yada Google Meet şeklinde kurumsal bir aracın kendi yapay zekâsını kullanıyorsanız, verileriniz çoğu zaman şirketinizin güvenlik politikaları dâhilinde kalır (gene de %100 güvende olduğu anlamına gelmez) sadece üçüncü parti bir vasıta (Fireflies, Otter vb.) kullanacaksanız, bu aracın gizlilik politikasını (Data Privacy Policy) kesinlikle okumalısınız. Fazlaca kırılgan ve gizli saklı bilgilerin konuşulmuş olduğu toplantılarda extra dikkatli olmakta yarar var.